Behovsinventering – ”Gamla effektkartan”

Det här är del två i vår serie om arbetet med en behovsinventering av våra användare på webbplatsen som görs inom förstudien.

Sedan några år tillbaka har alla Länsstyrelser haft tillgång till en gemensam effektkarta. Syftet med effektkartan var att att den skulle underlätta funktionsutvecklingen inom den nationella webbförvaltningen och fungera som ett stöd för alla webbansvariga på de 21 länsstyrelserna.

Ta del av hela effektkartan (Pdf) öppnas i nytt fönster

Tyvärr blev effektkartan av flera olika anledningar liggande och det arbetades aldrig vidare med den efter att den levererats.

Syfte, mål och målgrupper

Syftet med webbplatsen beskrevs i effektkartan som att ”Länsstyrelsens webbplats ska beskriva vad länsstyrelsen gör och för vem och hur det påverkar samhället runtomkring”.

Effektmålen som kopplades till syftet var:

  • Ökad kundnöjdhet
  • Informera besökaren
  • Underlätta ärendehanteringen

De tio målgrupper eller behovsgrupper som kartlades i effektkartan var:

  • Den faktasökande tjänsteutövaren
    Använder webbplatsen i jobbet och är van med strukturen. Höga krav på korrekt och uppdaterad information.
  • Ansökaren
    Vet vad den är ute efter och vill ha konkret och tydlig hjälp med hur den gör sin ansökan.
  • Den osäkra sällananvändaren
    Besöker webbplatsen för första gången. Har hamnat på webbplatsen genom en sökmotor.
  • Den Kontaktsökande
    Vill ha snabba svar på sin fråga och vill gärna prata med någon.
  • Den lokale turisten
    Är nyfiken på vad länet har att erbjuda. Intressen är jakt, natur och historia
  • Den miljömedvetne
    Ställer höga krav på miljöarbetet o länet och vill veta vad som görs. Vill veta mer om lagar och regler och vill dela med sig av sina åsikter.
  • Den nyhetstörstande
    Är engagerad i de senaste nyheterna och vill följa det som hänt.
  • Anmälaren
    Vill göra en anmälan. Det kan röra sig om allt från älgjaktsresultat till miljöbrott.
  • Överklagaren
    Är inte nöjd med ett beslut och vill ha vägledning för hur man följer upp ett ärende.
  • Den diariesökande
    Har troligen ett specifikt ärende som som den vill följa eller är intresserad av hur det går i andra ärenden.

Övergripande problemen med effektkartan

Några av de synpunkter vi hade på effektkartan  var att webbplatsens syfte var otydligt , att effektmålen kunde bli konkretare och att några av målgrupperna var så pass lika att de borde kunna slås ihop till en. Några av grupperna som den osäkra sällananvändaren var för ospecifik och innefattade egentligen alla besökare på webbplatsen när det gällde arbete med tydlig struktur och innehåll med mera.

Ett bra verktyg för kommunikationen internt

I min roll som webbansvarig på Länsstyrelsen i Örebro så valde jag att testa att arbeta med effektkartan på våra webbredaktörsmöten och i kontakten med verksamheterna.

Det jag ganska snart kom fram till var att effektkartan, trots att den inte var beslutad och ”klar”, fungerade som ett jättebra kommunikativt verktyg när det gällde att få till en diskussion kring vilka verksamheterna och webbredaktörerna skriver för på webbplatsen. Med andra ord blev effektkartan ett sätt för oss i Örebro att komma ifrån ”Alla” som målgrupp på webbplatsen.

Effektkartan inom förstudien

Som jag nämnde i min tidigare bloggpost om vårt arbete med behovsinventeringen var det ett problem för oss att vi inom webbförvaltningen tidigare under året hade börjat arbeta med att ta fram en ny effektkarta. Vi vill så klart inte att vi ska arbeta med samma saker samtidigt så vi beslutade snabbt att ingen ny effektkartläggning skulle ske inom arbetet med förstudien.

Ganska snart förstod vi även att den nya effektkartan inte skulle hinna bli klar innan vår förstudie ska vara klar. Med andra ord hade vi inget bra material att gå på när det gällde att få ett bra underlag för konceptet och vad det är våra besökare vill göra på webbplatsen.

Vi bestämde oss då för att göra en övergripande behovsinventering som webbförvaltningen sedan kan använda i det fortsatta arbetet med den nya effektkartan och arbetet med målgrupper och personas. Vi bildade då helt enkelt en liten arbetsgrupp som bestod av jag och Ewelina från förstudien, Fredrik som ansvarar för arbetet med den nya effektkartan och Per som är projektledare för uppdateringen av vårt intranät.

Mer om hur gått vidare i arbetet och vad vi har kommit fram till kommer vi berätta om i kommande inlägg.

/Peter

Behovsinventering av våra användare

Inom förstudieprojektet har vi som en uppgift att analysera och identifiera vilka våra användares beteenden och behov är på webbplatsen. Det är ett arbetet som vi just nu är uppe i och har gjort i olika steg.

Hur vi har gjort behovsinventeringen

Vi tänkte inom några kommande inlägg presentera hur vi har gjort och vad vi har kommit fram till. Idag börjar vi med att kort beskriva bakgrund. Kommande inlägg kommer att beröra:

  • Den ”gamla” effektkartan
  • Behovsinventering steg 1
  • Grupperingen av behoven
  • Skapande av en hel behovstyp och speca det övergripande behovet

Mycket jobb sker just nu samtidigt

Just nu är det mycket jobb som sker samtidigt när det gäller länsstyrelsernas webbplatser. Bland annat håller Länsstyrelsernas nationella webbförvaltning på med att arbeta fram en ny effektkarta som ska förtydliga syftet med webbplatsen och nya effektmål. Tyvärr är det ett jobb som inte kommer hinna bli klart innan vi ska vara klar med vår förstudie. Den effektkartan hade ju så klart varit ett bra underlag för vårt arbete.

Det här är något som har varit ett litet problem för oss, men vi har valt att lösa det genom att tillsammans med den nationella webbförvaltningen kolla på vilka behov våra besökare har.

Det vi har kollat på på är:

  • De behov som finns i den ”gamla” effektkartan”
  • Behov som kommit fram i Länsstyrelsernas brukarundersökningar
  • Fritextsvar från Web Service Award enkät som genomfördes förra året

Tillsammans har vi börjat få fram ett material som blir en bra grund i vårt fortsatta arbete med vår förstudie och som den nationella webbförvaltningen har användning av i det fortsatta arbetet med den ”nya” effektkartan och målgruppsanalysen.

Mer om det kommer vi att berätta lite senare.

/Peter

Workshop – en del av konceptframtagningen

Den 6 oktober träffades ett par personer från olika delar (geografisk och verksamhet) av länsstyrelserna våra konsulter från Meridium. Inbjudan till workshopen hade gått ut brett till olika nätverk och förvaltningar samt kontaktlänsråd.

Syftet med träffen var att ge konsulterna från Meridium input till det koncept som ska bli resultatet av den här förstudien.

På workshopen arbetade vi med:

  • Vilka behov och drivkrafter våra webbplatsbesökare har
  • Lösningsstruktur (gemensamma tjänster och information vs regionala webbplatser, projektwebbar, verksamhetssytem…)
  • Vad vi kan erbjuda och hur en startsida kan se ut

Inom förstudien pågår också en effektkartläggning tillsammans med webbförvaltningen och vi tittar också på arbetssätt för framtida utveckling. De olika delarna i förstudien och material som vi har tidigare från olika undersökningar kommer tillsammans vara underlag till konceptet.

Kollage från workshopen

/Ewelina

Första inlägget

Hej!

Det här är en blogg som handlar om arbetet med att ta fram ett förstudiedokument som kommer fokusera  på konceptet för de 21 länsstyrelsernas framtida webbplatser.

Förstudiearbetet pågår mellan maj och december 2014.

De områden vi kommer att titta inom förstudien är:

  • Målgrupper och behovsanalys
  • Koncept för nästa webbplats
  • Arbetssätt för framtida utveckling
  • Webbstrategi
  • (Publiceringsverktyg)

Hoppas du tycker att det kommer bli intressant att följa arbetet och vill vara med och diskutera och tycka till kring våra inlägg och tankar.

På återseende!

/Peter